หาผู้สอบบัญชี ควรเริ่มเมื่อไร ช่วงปลายปีเป็นช่วงที่หลายบริษัทเริ่มเตรียมตัวปิดบัญชีและจัดทำงบการเงินสำหรับรอบปีที่ผ่านมา ใครที่ยังไม่ได้ติดต่อผู้สอบบัญชีอาจต้องรีบหาคิวตรวจสอบงบ พร้อมจัดเตรียมเอกสารให้ทันกำหนด ซึ่งถ้ารอจนใกล้วันยื่นงบมากเกินไป ก็อาจมีเวลาแก้ไขข้อมูลไม่เพียงพอ

หาผู้สอบบัญชี ช่วงปลายปี ควรเริ่มเมื่อไร?

ถ้าบริษัทมีรอบบัญชีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม แนะนำให้เริ่มติดต่อผู้สอบบัญชีตั้งแต่ช่วงปลายปี หรือก่อนสิ้นรอบบัญชี เพื่อสอบถามคิวงานและวางแผนการตรวจสอบล่วงหน้า โดยเฉพาะบริษัทที่มีรายการบัญชีจำนวนมาก มีหลายสาขา หรือมีธุรกรรมที่ต้องใช้เอกสารประกอบหลายส่วน

เมื่อเริ่มติดต่อได้เร็ว บริษัทจะมีเวลาพูดคุยรายละเอียดสำคัญ เช่น

• คิวตรวจสอบบัญชี: ผู้สอบบัญชีมีเวลารับงานในช่วงที่บริษัทต้องการหรือไม่
• ขอบเขตงาน: ต้องตรวจสอบข้อมูลส่วนใดบ้าง และมีงานอะไรที่บริษัทต้องจัดเตรียมเพิ่มเติม
• ค่าบริการ: คิดค่าตรวจสอบจากปัจจัยใด และมีค่าใช้จ่ายอื่นเพิ่มเติมหรือไม่
• เอกสารที่ต้องใช้: ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง และควรส่งให้เมื่อไร
• กำหนดเวลาทำงาน: คาดว่าจะตรวจสอบและส่งรายงานได้เมื่อไร

ผู้สอบบัญชีคือใคร และบริษัทจำเป็นต้องจ้างหรือไม่?

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต หรือ CPA (Certified Public Accountant) คือผู้ที่ได้รับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพสอบบัญชี มีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินและแสดงความเห็นว่างบการเงินจัดทำขึ้นตามกรอบการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องหรือไม่ สำหรับบริษัทจำกัด ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงิน ก่อนนำเสนอให้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติ 

หลายคนอาจสงสัยว่าผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต่างกันอย่างไร เพราะทั้งสองตำแหน่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินเหมือนกัน แต่จริง ๆแล้วทั้งสองตำแหน่งมีหน้าที่คนละส่วน

• ผู้ทำบัญชี: ดูแลการบันทึกรายการทางบัญชี จัดทำบัญชี และเตรียมข้อมูลสำหรับจัดทำงบการเงินตามขอบเขตงานที่รับผิดชอบ
• ผู้สอบบัญชี: ตรวจสอบงบการเงินและหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้ประกอบการแสดงความเห็นในรายงานของผู้สอบบัญชี

ถ้า หาผู้สอบบัญชี ช้า จะมีผลกระทบอะไรบ้าง?

การเริ่มหาผู้สอบบัญชีใกล้กำหนดส่งงบการเงินอาจทำให้บริษัทต้องเร่งจัดการหลายเรื่องพร้อมกัน โดยปัญหาที่พบได้ เช่น

• คิวตรวจสอบไม่ตรงกับแผนของบริษัท: ผู้สอบบัญชีที่สนใจอาจมีงานเต็มในช่วงที่ต้องการ
• เตรียมเอกสารไม่ทัน: ฝ่ายบัญชีอาจต้องเร่งรวบรวมเอกสารจากหลายแผนกหรือหลายสาขา
• มีเวลาแก้ไขข้อมูลน้อยลง: หากพบรายการผิดพลาดหรือข้อมูลไม่ครบ อาจต้องใช้เวลาตรวจสอบเพิ่มเติม
• เสี่ยงต่อการยื่นงบล่าช้า: หากงานตรวจสอบและการจัดเตรียมงบการเงินไม่เสร็จตามแผน บริษัทอาจดำเนินการตามกำหนดเวลาไม่ทัน

ทางที่ดีควรวางแผนร่วมกันระหว่างเจ้าของธุรกิจ ฝ่ายบัญชี และผู้สอบบัญชีตั้งแต่เนิ่น ๆ หากยังมีเอกสารไม่ครบก็สามารถเริ่มติดต่อและแจ้งสถานะตามจริงได้ ไม่จำเป็นต้องรอให้เอกสารทุกอย่างพร้อมก่อนจึงค่อย หาผู้สอบบัญชี

เลือกจ้างผู้สอบบัญชีแบบบุคคลหรือบริษัท แบบไหนเหมาะกับธุรกิจ?

เมื่อเริ่ม หาผู้สอบบัญชี เจ้าของธุรกิจอาจพบทั้งผู้สอบบัญชีที่รับงานในนามบุคคลและผู้ให้บริการผ่านสำนักงานสอบบัญชี ซึ่งแต่ละรูปแบบมีวิธีประสานงานและการจัดทีมแตกต่างกัน

การเลือกใช้บริการควรพิจารณาจากขนาดธุรกิจ จำนวนรายการบัญชี ความซับซ้อนของงาน และความพร้อมของผู้สอบบัญชีในช่วงเวลาที่ต้องการ

จ้างผู้สอบบัญชีที่ทำงานในรูปแบบบุคคล

การติดต่อผู้สอบบัญชีโดยตรงช่วยให้บริษัทพูดคุยกับผู้รับผิดชอบงานได้ง่าย เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการประสานงานโดยตรงและมีขอบเขตงานชัดเจน

ก่อนตกลงจ้าง ควรสอบถามว่าผู้สอบบัญชีมีเวลารับงานในช่วงที่บริษัทต้องการหรือไม่ มีประสบการณ์ตรวจสอบธุรกิจประเภทเดียวกันมากน้อยแค่ไหน และค่าบริการครอบคลุมงานส่วนใดบ้าง

อีกเรื่องที่ควรตกลงกันคือช่องทางติดต่อและระยะเวลาตอบกลับ เพราะระหว่างตรวจสอบอาจมีคำถามเกี่ยวกับเอกสารหรือรายการบัญชีที่ต้องให้บริษัทช่วยชี้แจง

จ้างผู้สอบบัญชีผ่านสำนักงานสอบบัญชี

การใช้บริการผ่านสำนักงานสอบบัญชีอาจเหมาะกับบริษัทที่ต้องการทีมงานช่วยประสานงานและจัดการกระบวนการตรวจสอบ โดยเฉพาะกิจการที่มีเอกสารจำนวนมากหรือต้องทำงานร่วมกับหลายฝ่าย

อย่างไรก็ตาม ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้สอบบัญชีที่รับผิดชอบและลงนามในรายงาน ทีมงานแต่ละคนดูแลส่วนไหน และมีขั้นตอนติดตามเอกสารอย่างไร

นอกจากนี้ ควรตรวจสอบขอบเขตบริการและค่าบริการให้ครบก่อนเริ่มงาน เพื่อให้เข้าใจตรงกันว่ารายการใดรวมอยู่ในราคาแล้ว และรายการใดอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

วิธีเลือกผู้สอบบัญชีให้เหมาะกับบริษัท

นอกจากราคาและคิวงานแล้ว ยังมีอีกหลายเรื่องที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจ เพราะผู้สอบบัญชีต้องทำงานกับข้อมูลทางการเงินที่สำคัญของบริษัท

ตรวจสอบใบอนุญาตและสถานะผู้สอบบัญชี

ก่อนตกลงจ้าง ควรตรวจสอบว่าผู้สอบบัญชีมีใบอนุญาต CPA และสถานะเป็นไปตามข้อกำหนดในปัจจุบันหรือไม่ หากติดต่อผ่านสำนักงานสอบบัญชี ควรสอบถามชื่อผู้สอบบัญชีที่รับผิดชอบงานและผู้ที่จะลงนามในรายงานให้ชัดเจนด้วย

ดูประสบการณ์และประเภทกิจการที่เคยตรวจสอบ

ธุรกิจแต่ละประเภทมีรายละเอียดบัญชีต่างกัน การเลือกผู้สอบบัญชีที่คุ้นเคยกับธุรกิจลักษณะใกล้เคียงกันอาจช่วยให้การสื่อสารและการทำงานสะดวกขึ้น ลองสอบถามถึงประสบการณ์ที่ผ่านมา รวมถึงประเด็นบัญชีที่มักพบในธุรกิจประเภทเดียวกัน

เช็กขอบเขตงานและค่าบริการให้ชัดเจน

ค่าจ้างผู้สอบบัญชีอาจแตกต่างกันตามขนาดกิจการ จำนวนรายการบัญชี ความซับซ้อนของธุรกรรม และความพร้อมของเอกสาร ก่อนรับใบเสนอราคา ควรแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทให้ครบเท่าที่ทำได้ เช่น รายได้โดยประมาณ จำนวนบัญชีธนาคาร จำนวนสาขา และธุรกรรมสำคัญ

จากนั้นตรวจสอบว่าค่าบริการครอบคลุมอะไรบ้าง เช่น การตรวจสอบงบการเงิน การจัดทำรายงานผู้สอบบัญชี และการประสานงานระหว่างตรวจสอบ รวมถึงสอบถามค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากต้องแก้ไขข้อมูลหรือส่งเอกสารล่าช้า

ประเมินการสื่อสารและการประสานงาน

งานตรวจสอบบัญชีต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างผู้สอบบัญชี ผู้ทำบัญชี และฝ่ายที่เกี่ยวข้องในบริษัท หากมีคำถามเกี่ยวกับรายการบัญชีหรือเอกสารที่ขาดหาย การติดต่อประสานงานที่ชัดเจนจะช่วยให้งานเดินหน้าได้เร็วขึ้น

ก่อนจ้าง ลองสังเกตว่าผู้สอบบัญชีอธิบายรายละเอียดให้เข้าใจง่ายหรือไม่ แจ้งสิ่งที่ต้องเตรียมชัดเจนแค่ไหน และมีช่องทางติดต่อที่สะดวกสำหรับทั้งสองฝ่ายหรือเปล่า เรื่องเหล่านี้มีผลต่อการทำงานร่วมกันตลอดกระบวนการตรวจสอบ

หาผู้สอบบัญชีต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

เอกสารด้านบัญชีและงบการเงิน

ข้อมูลส่วนนี้ช่วยให้ผู้สอบบัญชีเห็นภาพรวมของรายการบัญชีและยอดคงเหลือในแต่ละบัญชี เอกสารที่ควรเตรียม ได้แก่

• งบทดลอง
• บัญชีแยกประเภท
• งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบ
• รายการปรับปรุงบัญชีที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลประกอบการจัดทำงบการเงิน

หากบริษัทมีผู้ทำบัญชีอยู่แล้ว ควรประสานงานเพื่อรวบรวมข้อมูลเหล่านี้ให้พร้อมก่อนเริ่มตรวจสอบ

เอกสารรายได้และค่าใช้จ่าย

เอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายใช้ประกอบการตรวจสอบรายการที่เกิดขึ้นระหว่างรอบบัญชี เช่น

• ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารการขาย
• ใบแจ้งหนี้และเอกสารเรียกเก็บเงิน
• ใบสำคัญจ่ายและเอกสารค่าใช้จ่าย
• สัญญาซื้อขายหรือสัญญาให้บริการที่เกี่ยวข้อง
• เอกสารประกอบธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงหรือมีรายละเอียดเฉพาะ

ควรจัดเอกสารแยกตามประเภทและเรียงตามช่วงเวลา เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อผู้สอบบัญชีต้องการตรวจสอบรายการใดรายการหนึ่ง

เอกสารธนาคาร สินทรัพย์ และหนี้สิน

รายการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเงินสด เงินฝากธนาคาร ทรัพย์สิน และภาระหนี้ของบริษัท โดยเอกสารที่ควรเตรียม เช่น

• รายการเดินบัญชีธนาคาร
• เอกสารกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
• รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรและข้อมูลค่าเสื่อมราคา
• สัญญาเงินกู้และเอกสารหนี้สินที่เกี่ยวข้อง

หากมียอดคงเหลือที่ไม่ตรงกับเอกสารหรือมีรายการที่ยังอธิบายไม่ได้ ควรรวบรวมรายละเอียดไว้เพื่อชี้แจงกับผู้สอบบัญชี

เอกสารภาษีและเอกสารบริษัท

เอกสารด้านภาษีและข้อมูลนิติบุคคลเป็นอีกส่วนที่ควรเตรียมให้พร้อม โดยอาจประกอบด้วย

• แบบแสดงรายการภาษีที่เกี่ยวข้องและหลักฐานการชำระภาษี
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• หนังสือรับรองบริษัทและข้อมูลนิติบุคคล
• รายชื่อผู้ถือหุ้น
• รายงานการประชุมหรือเอกสารอนุมัติรายการสำคัญที่เกี่ยวข้อง

เอกสารที่ต้องใช้จริงอาจแตกต่างกันไปตามลักษณะของบริษัท จึงควรขอ Checklist จากผู้สอบบัญชีที่รับงานก่อน เพื่อให้จัดเตรียมได้ครบและไม่ต้องส่งเอกสารซ้ำหลายรอบ

ขั้นตอนการจ้างผู้สอบบัญชีตั้งแต่เริ่มติดต่อจนถึงตรวจสอบงบ

เมื่อเลือกผู้สอบบัญชีได้แล้ว บริษัทสามารถวางแผนการทำงานตามขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

1. สรุปข้อมูลบริษัท: แจ้งประเภทธุรกิจ รอบบัญชี และข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับรายการบัญชี
2. ติดต่อสอบถามคิวและค่าบริการ: ขอรายละเอียดขอบเขตงานและใบเสนอราคา เพื่อเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจ
3. ตกลงรายละเอียดการทำงาน: ระบุค่าบริการ กำหนดส่งเอกสาร ระยะเวลาตรวจสอบ และผู้ประสานงาน
4. รวบรวมเอกสารบัญชี: ประสานกับผู้ทำบัญชีหรือฝ่ายบัญชีเพื่อจัดเตรียมข้อมูลตามรายการที่ผู้สอบบัญชีแจ้ง
5. ประสานงานระหว่างตรวจสอบ: ตอบคำถาม ส่งเอกสารเพิ่มเติม และชี้แจงรายการที่ผู้สอบบัญชีต้องการข้อมูล
6. แก้ไขรายการที่เกี่ยวข้อง: หากพบข้อผิดพลาดหรือข้อมูลไม่ตรงกัน ควรตรวจสอบและดำเนินการแก้ไขตามข้อเท็จจริง
7. รับรายงานผู้สอบบัญชี: เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้นำรายงานและงบการเงินไปดำเนินการตามขั้นตอนอนุมัติและยื่นงบของบริษัท

ให้ AM Group ช่วยประสานงานด้านบัญชีและการตรวจสอบงบการเงิน

สำหรับธุรกิจที่ต้องการผู้ช่วยดูแลงานบัญชีและภาษี AM Group พร้อมป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการให้บริการด้านบัญชีและภาษีที่เหมาะกับลักษณะกิจการ รวมถึงให้คำปรึกษาแนวทางเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับกระบวนการตรวจสอบงบการเงิน

หากกำลังวางแผนปิดบัญชีประจำปีและต้องการจัดการงานบัญชีให้เป็นระบบ สามารถ สอบถามรายละเอียดบริการ และพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการของบริษัทได้โดยตรง ปรึกษาได้ที่ LINE OA @amgroup หรือ โทร 083-429-6854 

FAQ

บริษัทควรเริ่ม หาผู้สอบบัญชี ช่วงไหน?

ควรเริ่มติดต่อก่อนสิ้นรอบบัญชีหรือช่วงปลายปี เพื่อสอบถามคิวงาน ตกลงขอบเขตบริการ และเตรียมเอกสารล่วงหน้า โดยเฉพาะบริษัทที่มีรายการบัญชีจำนวนมากหรือมีธุรกรรมซับซ้อน

บริษัทจำกัดจำเป็นต้องมีผู้สอบบัญชีหรือไม่?

บริษัทจำกัดต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินก่อนนำเสนอให้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติ ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้กับกิจการของตนเพิ่มเติมหากมีเงื่อนไขเฉพาะ

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) กับผู้ทำบัญชีต่างกันอย่างไร?

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่จัดทำบัญชีและเตรียมข้อมูลทางการเงิน ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตมีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินและแสดงความเห็นในรายงานผู้สอบบัญชี ทั้งสองส่วนทำงานเกี่ยวข้องกัน แต่มีหน้าที่แตกต่างกัน

จ้างผู้สอบบัญชีแบบบุคคลกับผ่านบริษัทต่างกันอย่างไร?

การจ้างผู้สอบบัญชีโดยตรงช่วยให้ติดต่อกับผู้รับผิดชอบงานได้ง่าย ส่วนการใช้บริการผ่านสำนักงานสอบบัญชีอาจมีทีมงานช่วยประสานงานและจัดการเอกสาร ควรเลือกตามขนาดธุรกิจ ความซับซ้อนของงาน และรูปแบบบริการที่ต้องการ

ค่าจ้างผู้สอบบัญชีคิดจากอะไร?

ค่าบริการอาจขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ จำนวนรายการบัญชี ความซับซ้อนของธุรกรรม จำนวนสาขา และความพร้อมของเอกสาร ควรแจ้งข้อมูลบริษัทให้ครบและขอใบเสนอราคาที่ระบุขอบเขตงานชัดเจนก่อนตกลงจ้าง

เอกสารที่ต้องเตรียมให้ผู้สอบบัญชีมีอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปประกอบด้วยงบทดลอง บัญชีแยกประเภท งบการเงิน เอกสารรายได้และค่าใช้จ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้ ทะเบียนสินทรัพย์ เอกสารภาษี และข้อมูลบริษัท ทั้งนี้ รายการจริงขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและสิ่งที่ผู้สอบบัญชีร้องขอ

หากเอกสารบัญชียังไม่ครบ สามารถเริ่มติดต่อผู้สอบบัญชีได้หรือไม่?

สามารถเริ่มติดต่อได้ โดยแจ้งข้อมูลและสถานะเอกสารตามจริง เพื่อให้ผู้สอบบัญชีประเมินคิวงานและแนะนำสิ่งที่ต้องเตรียมเพิ่มเติม ควรเริ่มประสานงานล่วงหน้าแทนการรอจนเอกสารครบทุกอย่าง

หากยื่นงบการเงินล่าช้า บริษัทจะได้รับผลกระทบอย่างไร?

บริษัทอาจมีความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกำหนดเวลาตามกฎหมาย และอาจมีค่าปรับตามกรณีที่เกี่ยวข้อง จึงควรวางแผนตรวจสอบบัญชีและจัดทำงบการเงินให้ทันกำหนด โดยตรวจสอบรายละเอียดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนดำเนินการ