เอกสารปิดงบการเงิน มีอะไรบ้าง? พอถึงช่วงปิดงบการเงิน ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจต้องเจออยู่บ่อย ๆ  คือ เอกสารไม่ครบ เอกสารส่งล่าช้า หรือไม่แน่ใจว่าต้องเตรียมอะไรให้สำนักงานบัญชี ทำให้ต้องตามข้อมูลย้อนหลังและใช้เวลาปิดงบนานขึ้น

จริง ๆ แล้วเอกสารปิดงบการเงินมีหลายส่วน ตั้งแต่รายได้ ค่าใช้จ่าย เงินฝากธนาคาร สินทรัพย์ หนี้สิน เงินเดือน ไปจนถึงเอกสารภาษี การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ให้ครบและวางแผนล่วงหน้า จึงช่วยให้การปิดงบเป็นระบบมากขึ้น และลดปัญหาที่ต้องกลับมาแก้ไขเอกสารในช่วงท้ายของรอบบัญชี

เอกสารปิดงบการเงิน คืออะไร ?

เอกสารปิดงบการเงิน คือเอกสารและข้อมูลที่ใช้ประกอบการตรวจสอบ บันทึก และสรุปรายการทางบัญชี เพื่อจัดทำงบการเงินของกิจการเมื่อสิ้นสุดรอบบัญชี

ก่อนที่จะได้งบการเงินที่สรุปว่าบริษัทมีรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และผลประกอบการเท่าไร ฝ่ายบัญชีต้องอาศัยเอกสารจากรายการที่เกิดขึ้นจริงมาตรวจสอบและบันทึกข้อมูลก่อน

ทำไมต้องเตรียมเอกสารก่อนปิดงบ ?

• ตรวจสอบรายการรายได้และรายจ่าย
• ประกอบการบันทึกบัญชี
• ตรวจสอบยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ตรวจสอบสินทรัพย์และหนี้สิน
• กระทบยอดข้อมูลกับบัญชีธนาคาร
• ประกอบการจัดทำงบการเงิน
• ใช้ประกอบการดำเนินการด้านภาษีและการยื่นแบบที่เกี่ยวข้อง

ยิ่งธุรกิจมีรายการทางการเงินมาก การปล่อยให้เอกสารสะสมจนถึงช่วงปิดงบก็ยิ่งทำให้ตรวจสอบได้ยากขึ้น ดังนั้นการจัดการเอกสารระหว่างปีจึงเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนปิดงบที่ควรให้ความสำคัญ

เอกสารปิดงบการเงิน มีอะไรบ้าง?

เอกสารรายได้และการขาย

เอกสารกลุ่มแรกคือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายได้และการขายของกิจการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ และหลักฐานการรับชำระเงิน

นอกจากนี้ หากธุรกิจมีลูกหนี้การค้า ก็ควรมีรายละเอียดลูกหนี้และรายงานยอดขายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบได้ว่าในรอบบัญชีมีรายได้เกิดขึ้นจากรายการใดบ้าง และยังมียอดที่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระอยู่เท่าไร

เอกสารที่เกี่ยวข้องอาจประกอบด้วย

• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งของ
• หลักฐานการรับชำระเงิน
• รายงานยอดขาย
• รายละเอียดลูกหนี้การค้า

เอกสารค่าใช้จ่ายและการซื้อ

ฝั่งค่าใช้จ่ายก็ต้องมีเอกสารประกอบเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า วัตถุดิบ ค่าบริการ ค่าเช่า หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจ เอกสารเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบที่มาของค่าใช้จ่าย รวมถึงตรวจสอบยอดเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระได้

ตัวอย่างเอกสารที่ควรเตรียม ได้แก่

• ใบกำกับภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบแจ้งหนี้จาก Supplier
• ใบสั่งซื้อหรือเอกสารประกอบการซื้อ
• หลักฐานการจ่ายเงิน
• รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า

เอกสารเกี่ยวกับเงินฝากธนาคารและเงินสด

Bank Statement เป็นอีกหนึ่งข้อมูลที่มีบทบาทสำคัญในการตรวจสอบรายการทางการเงิน เพราะสามารถนำมาเปรียบเทียบกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในบัญชีได้

นอกจาก Statement แล้ว หากกิจการมีเงินสดย่อยหรือมีรายการโอนเงินจำนวนมาก ก็ควรเตรียมรายละเอียดและหลักฐานที่เกี่ยวข้องไว้ด้วย เพื่อให้สามารถตรวจสอบที่มาของแต่ละรายการได้

เอกสารในกลุ่มนี้อาจประกอบด้วย

• Bank Statement
• สมุดบัญชีธนาคาร
• รายละเอียดเงินสดย่อย
• หลักฐานการโอนเงิน
• รายการฝากและถอนเงิน
• เอกสารหรือรายงานที่ใช้ประกอบการกระทบยอดบัญชีธนาคาร

เอกสารสินทรัพย์ของบริษัท

หากบริษัทมีการซื้อทรัพย์สินเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ ก็ควรเตรียมเอกสารของสินทรัพย์เหล่านั้นไว้ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือเอกสารการซื้อที่เกี่ยวข้อง กรณีที่มีทะเบียนสินทรัพย์อยู่แล้ว ก็ควรตรวจสอบข้อมูลให้สอดคล้องกับรายการที่เกิดขึ้นจริง รวมถึงกรณีที่มีการขายหรือจำหน่ายสินทรัพย์ระหว่างปี

เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น

• รายละเอียดสินทรัพย์ที่ซื้อในรอบบัญชี
• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จของสินทรัพย์
• เอกสารการขายหรือจำหน่ายสินทรัพย์
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคา

เอกสารหนี้สิน เงินกู้ และรายการทางการเงิน

หากบริษัทมีเงินกู้หรือภาระหนี้อื่น ๆ ก็ควรเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ตรวจสอบยอดคงเหลือได้อย่างถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น สัญญาเงินกู้ เอกสารจากธนาคาร รายละเอียดเงินต้นและดอกเบี้ย รวมถึงหลักฐานการชำระหนี้

เอกสารเงินเดือนและค่าใช้จ่ายพนักงาน

สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน เอกสารด้านเงินเดือนก็เป็นอีกส่วนที่ควรจัดเตรียมให้ครบ เพราะเกี่ยวข้องทั้งกับค่าใช้จ่ายของกิจการและรายการที่ต้องดำเนินการด้านภาษีหรือประกันสังคมตามกรณี

เอกสารที่เกี่ยวข้องอาจประกอบด้วย

• Payroll
• รายละเอียดเงินเดือน
• เอกสารเกี่ยวกับประกันสังคม
• เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง
• รายละเอียดสวัสดิการหรือค่าใช้จ่ายพนักงาน

เอกสารภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

อีกกลุ่มที่ควรตรวจสอบคือเอกสารด้านภาษีที่เกิดขึ้นระหว่างปี โดยประเภทของเอกสารจะขึ้นอยู่กับภาษีและลักษณะธุรกิจของบริษัท ตัวอย่างเช่น

• แบบยื่นภาษีที่เกี่ยวข้อง
• เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม
• เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• แบบภาษีเงินได้นิติบุคคลที่เกี่ยวข้อง
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• เอกสารภาษีอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

ปิดงบการเงิน มีกรอบระยะเวลาอย่างไร?

การปิดงบการเงิน กับ การยื่นงบการเงิน เป็นคนละขั้นตอนกัน โดยการปิดงบคือการตรวจสอบและสรุปข้อมูลทางบัญชีของรอบบัญชี ส่วนการยื่นงบจะมี Deadline แตกต่างกันตามประเภทนิติบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เช่น สำหรับบริษัทจำกัด ต้องเสนอรับรองงบการเงินต่อที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นภายใน 4 เดือนนับจากวันปิดบัญชี และยื่นงบการเงินภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ได้รับการรับรอง ขณะที่การยื่น ภ.ง.ด.50 ต้องดำเนินการภายใน 150 วันนับจากวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี ดังนั้นจึงควรวางแผนปิดงบให้มีเวลาเหลือสำหรับขั้นตอนที่ตามมาด้วย

ช่วงก่อนสิ้นรอบบัญชี 

ตรวจสอบว่าเอกสารรายรับ-รายจ่าย Bank Statement รวมถึงข้อมูลลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินทรัพย์ และหนี้สินครบหรือไม่ หากมีเอกสารขาดจะได้มีเวลาติดตามก่อนถึงช่วงปิดงบ

ช่วงหลังสิ้นรอบบัญชี

รวบรวมเอกสารและตรวจสอบรายการสำคัญ เช่น

• กระทบยอดบัญชีกับ Bank Statement
• ตรวจสอบลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ตรวจสอบรายการค้างรับ-ค้างจ่าย
• ติดตามเอกสารที่ยังไม่ครบ
• ตรวจสอบรายการผิดปกติ

ช่วงจัดทำและตรวจสอบงบการเงิน

เมื่อข้อมูลพร้อม ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบและจัดทำงบการเงิน รวมถึงประสานงานกับผู้สอบบัญชีในกรณีที่เกี่ยวข้อง

หลังงบการเงินเสร็จ

ยังมีขั้นตอนต่อเนื่อง เช่น การรับรองงบ การนำส่งงบการเงิน และการยื่นแบบภาษีตามกำหนด จึงไม่ควรวางแผนปิดงบให้ชิดกับ Deadline มากเกินไป

วางแผนปิดงบการเงินอย่างไร ไม่ให้เอกสารกองตอนสิ้นปี?

การ วางแผนปิดงบการเงิน ตั้งแต่ระหว่างปี ช่วยลดปัญหาเอกสารตกหล่นและไม่ต้องเร่งตามข้อมูลช่วงปลายปี โดยทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

1. เก็บเอกสารอย่างต่อเนื่อง

ไม่ควรรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ส่งตอนสิ้นปี แต่ควรจัดเก็บทันทีที่เกิดรายการ เพื่อให้ข้อมูลพร้อมเมื่อต้องปิดงบ

2. แบ่งเอกสารเป็นหมวด

แยกเอกสารให้ชัดเจน เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย ธนาคาร สินทรัพย์ หนี้สิน เงินเดือน และภาษี เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบ

3. กำหนดรอบส่งเอกสาร

หากมีสำนักงานบัญชี ควรกำหนดรอบส่งเอกสารที่เหมาะสม เช่น รายเดือน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง

4. เช็กเอกสารและรายการที่ตกหล่น

หมั่นตรวจสอบว่ามีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่มีเอกสาร ลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่ยังไม่ได้บันทึก รวมถึงรายการโอนเงินที่ไม่ทราบรายละเอียดหรือไม่

5. เผื่อเวลาสำหรับแก้ไข

ควรมีเวลาเผื่อสำหรับการตามเอกสาร สอบถามข้อมูล และแก้ไขรายการก่อนถึงกำหนดนำส่ง เพื่อไม่ให้ทุกอย่างต้องเร่งในช่วงท้ายรอบบัญชี

สรุป เอกสารปิดงบการเงินควรเตรียมอะไรบ้าง?

เอกสารปิดงบการเงิน ครอบคลุมข้อมูลหลายด้าน ตั้งแต่ รายได้ ค่าใช้จ่าย เงินฝากธนาคาร สินทรัพย์ หนี้สิน เงินเดือน และเอกสารภาษี โดยรายการที่ต้องใช้จริงจะขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละกิจการ

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้การเตรียมเอกสารคือ การวางแผนปิดงบการเงิน โดยควรเก็บและจัดระเบียบเอกสารอย่างต่อเนื่อง กำหนดรอบส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบรายการที่มักตกหล่น และเผื่อเวลาสำหรับการแก้ไขก่อนถึงกำหนดนำส่ง

ให้ AM Group ช่วยดูแลการทำบัญชีและปิดงบการเงิน 

AM Group ให้บริการด้านบัญชีและการจัดทำงบการเงินสำหรับธุรกิจ โดยช่วยดูแลกระบวนการด้านบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้อง รวมถึงช่วยตรวจสอบข้อมูลและประสานงานในขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการปิดงบ

ใครเหมาะกับการใช้บริการบัญชีของ AM Group?

• เจ้าของธุรกิจที่ไม่มีทีมบัญชีประจำ
• ธุรกิจที่ต้องการผู้ช่วยดูแลเอกสารและข้อมูลทางบัญชี
• เจ้าของกิจการที่ไม่ต้องการเสียเวลาตามเอกสารและตรวจสอบรายการเองทั้งหมด
• ธุรกิจที่ต้องการจัดระบบบัญชีให้พร้อมสำหรับการปิดงบ

หากไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้างสำหรับการปิดงบ หรือกำลังมองหาผู้ช่วยดูแลด้านบัญชี สามารถ ปรึกษา AM Group เพื่อประเมินรูปแบบการให้บริการที่เหมาะกับธุรกิจได้ ปรึกษาได้ที่ LINE OA @amgroup หรือ โทร 083-429-6854 

FAQ เอกสารปิดงบการเงิน

เอกสารปิดงบการเงินมีอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปเอกสารจะครอบคลุมข้อมูลหลายกลุ่ม เช่น เอกสารรายได้ เอกสารค่าใช้จ่าย Bank Statement เอกสารสินทรัพย์ เอกสารหนี้สินและเงินกู้ เอกสารเงินเดือน และเอกสารภาษี อย่างไรก็ตาม เอกสารที่ต้องใช้จริงขึ้นอยู่กับรายการที่เกิดขึ้นและลักษณะของแต่ละธุรกิจ

ถ้าเอกสารปิดงบไม่ครบต้องทำอย่างไร?

ควรแจ้งฝ่ายบัญชีหรือสำนักงานบัญชีว่ามีเอกสารส่วนใดที่ยังขาด และช่วยกันตรวจสอบว่าต้องใช้เอกสารหรือข้อมูลอะไรเพิ่มเติม 

Bank Statement ใช้ในการปิดงบหรือไม่?

ใช้เป็นข้อมูลประกอบการตรวจสอบรายการเงินฝากและการกระทบยอดกับข้อมูลทางบัญชี โดยรายละเอียดที่ต้องใช้จะขึ้นอยู่กับระบบบัญชีและรายการของแต่ละกิจการ

เจ้าของกิจการต้องเตรียมเอกสารปิดงบเองหรือไม่?

เจ้าของกิจการมีส่วนสำคัญในการรวบรวมเอกสารและให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เกิดขึ้นจริง ส่วนฝ่ายบัญชีหรือสำนักงานบัญชีจะนำข้อมูลไปตรวจสอบและดำเนินการด้านบัญชีตามขอบเขตงานที่ตกลงกันไว้

สามารถเริ่มเตรียมเอกสารปิดงบก่อนสิ้นปีได้หรือไม่?

ได้ และเป็นสิ่งที่ควรทำ เพราะเอกสารหลายประเภทสามารถจัดเก็บและตรวจสอบได้ตั้งแต่ระหว่างปี การเตรียมข้อมูลล่วงหน้าช่วยลดงานที่ต้องมากระจุกตัวในช่วงสิ้นรอบบัญชี

วางแผนปิดงบการเงินอย่างไรให้ไม่ล่าช้า?

เริ่มจากเก็บเอกสารอย่างต่อเนื่อง แบ่งเอกสารเป็นหมวด กำหนดรอบส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบรายการที่มักตกหล่น และเผื่อเวลาสำหรับการแก้ไขหรือขอข้อมูลเพิ่มเติมก่อนถึงกำหนดนำส่ง