ร้านอาหาร ทำบัญชี อะไรบ้าง? ในการเปิดร้านอาหาร สิ่งที่เจ้าของร้านต้องดูไม่ได้มีแค่ยอดขายในแต่ละวัน แต่ยังมีต้นทุนหลากหลายรายการ รวมถึงยังมีอีกเรื่องที่มักสร้างความปวดหัวคือเอกสาร บางร้านมีใบเสร็จและบิลจำนวนมากด้วย

ดังนั้น การทำบัญชีร้านอาหาร และการแยกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและรายรับอย่างชัดเจน จะช่วยให้เจ้าของร้านเห็นภาพ รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และกำไรที่แท้จริง ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการบริหารร้านได้

ทำไมร้านอาหารต้องทำบัญชี จำเป็นแค่ไหน?

รู้ผลประกอบการที่แท้จริง

ยอดขายไม่ใช่กำไร เพราะกว่าจะได้เงินที่เหลือเป็นกำไร ร้านต้องหักต้นทุนและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ออกก่อน

การบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายอย่างเป็นระบบจะช่วยให้เจ้าของร้านเห็นว่า

• ร้านมีรายได้เท่าไร
• ค่าใช้จ่ายรวมเท่าไร
• เหลือกำไรหรือขาดทุนเท่าไร
• ค่าใช้จ่ายส่วนไหนสูงผิดปกติ
• เมนูหรือสินค้าบางประเภทมีต้นทุนสูงเกินไปหรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การตัดสินใจเรื่องราคาขาย เมนู และค่าใช้จ่ายมีเหตุผลมากขึ้น แทนที่จะดูจากเงินในบัญชีเพียงอย่างเดียว

คุมต้นทุนร้านอาหารได้ง่ายขึ้น

ต้นทุนของร้านอาหารไม่ได้มีแค่ค่าวัตถุดิบ แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น

• ต้นทุนวัตถุดิบ
• ค่าแรง
• ค่าเช่า
• ค่าน้ำและไฟ
• ค่าขนส่ง
• ค่า GP หรือค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม
• ค่าโฆษณาและการตลาด

หากบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง จะช่วยให้เจ้าของร้านเห็นว่าต้นทุนส่วนไหนกินกำไรมากที่สุด และนำข้อมูลไปปรับวิธีบริหารร้านได้

เตรียมภาษีได้ถูกต้อง

ข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นส่วนสำคัญในการจัดการภาษี การเก็บเอกสารให้ครบตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดปัญหาต้องตามเอกสารย้อนหลัง และทำให้สำนักงานบัญชีมีข้อมูลเพียงพอสำหรับจัดทำบัญชีและภาษี

มีข้อมูลไว้ตัดสินใจเรื่องธุรกิจ

เมื่อมีข้อมูลบัญชีที่เป็นระบบ เจ้าของร้านจะตอบคำถามสำคัญเกี่ยวกับธุรกิจได้ง่ายขึ้น เช่น

• ควรขึ้นราคาเมนูหรือไม่
• เมนูไหนต้นทุนสูงเกินไป
• ค่าใช้จ่ายส่วนไหนลดได้
• ร้านมีกำไรเพียงพอที่จะเปิดสาขาใหม่หรือไม่
• ยอดขายจากช่องทางไหนคุ้มค่าที่สุด

พูดง่าย ๆ คือ บัญชีไม่ได้มีไว้ดูตัวเลขย้อนหลังอย่างเดียว แต่เป็นข้อมูลที่ช่วยให้เจ้าของร้านวางแผนอนาคตได้ด้วย

ร้านอาหารต้องทำบัญชีอะไรบ้าง?

โดยพื้นฐาน เจ้าของร้านควรติดตามข้อมูลหลัก ๆ ได้แก่ รายรับ รายจ่าย เงินสด รวมถึงต้นทุนและสต๊อกวัตถุดิบ เพราะแต่ละส่วนเชื่อมโยงกับผลประกอบการของร้านโดยตรง

บันทึกรายได้จากการขาย

ร้านอาหารในปัจจุบันอาจไม่ได้รับเงินจากหน้าร้านเพียงช่องทางเดียว จึงควรแยกข้อมูลยอดขายแต่ละช่องทางให้ชัดเจน เช่น

• ยอดขายหน้าร้าน
• ยอดขายผ่าน Delivery
• ยอดขายผ่านแพลตฟอร์ม
• รายได้จากช่องทางอื่น ๆ
• รายการรับเงินจากลูกค้า

โดยเฉพาะร้านที่ขายผ่านเดลิเวอรี ควรแยก ยอดขาย ออกจาก ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม เพราะเงินที่โอนเข้าบัญชีอาจไม่เท่ากับยอดขายที่เกิดขึ้นจริง เนื่องจากมีค่าธรรมเนียมหรือรายการหักอื่น ๆ จากแพลตฟอร์ม

บันทึกค่าใช้จ่ายของร้าน

เงินออกจากร้านก็ควรมีข้อมูลและเอกสารรองรับ เช่น

• ซื้อวัตถุดิบ
• ค่าเช่า
• ค่าน้ำ ค่าไฟ
• ค่าแรงและเงินเดือน
• ค่าขนส่ง
• ค่าโฆษณา
• ค่าอุปกรณ์และของใช้ในร้าน
• ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม

หลักคิดง่ายๆ คือ จ่ายเงินจากร้านเมื่อไร ควรเก็บหลักฐานของรายการนั้นไว้ด้วย เพราะเอกสารจะช่วยให้สำนักงานบัญชีตรวจสอบและบันทึกค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง

ติดตามเงินสดและบัญชีธนาคาร

ร้านอาหารที่รับเงินสดจำนวนมากควรมีการบันทึกรายรับและรายจ่ายในแต่ละวัน เพื่อให้ตรวจสอบยอดเงินได้ง่าย ส่วนร้านที่ใช้บัญชีธนาคาร ควรดาวน์โหลด Bank Statement ของทุกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจไว้เป็นประจำ

เพื่อที่สำนักงานบัญชีสามารถนำ Statement มาเปรียบเทียบกับเอกสารเงินเข้าและเงินออก เพื่อดูว่ารายการต่าง ๆ มีที่มาที่ไปครบถ้วนหรือไม่ ที่สำคัญ ควรแยกเงินของร้านออกจากเงินส่วนตัว เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนว่าเงินก้อนใดเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจ

ติดตามสต๊อกและวัตถุดิบ

วัตถุดิบเป็นหนึ่งในต้นทุนสำคัญของร้านอาหาร โดยเฉพาะวัตถุดิบที่เน่าเสียง่าย หากซื้อมาเยอะเกินไปอาจเกิดของเสียและทำให้ต้นทุนสูงขึ้น รายการที่ควรติดตาม เช่น

• เนื้อสัตว์
• ผัก
• เครื่องปรุง
• เครื่องดื่ม
• วัตถุดิบสดและของที่มีอายุจำกัด

การบันทึกวัตถุดิบเข้า-ออกและตรวจสอบสต๊อกอย่างสม่ำเสมอช่วยให้รู้ว่าของหายไปไหน ลดการสั่งซื้อเกินความจำเป็น และช่วยคำนวณต้นทุนอาหารได้แม่นยำขึ้น

เอกสารบัญชีร้านอาหารที่ควรเก็บ มีอะไรบ้าง?

เอกสารรายได้

สำหรับรายได้จากการขาย ควรเก็บเอกสารหรือข้อมูลที่แสดงยอดขายของร้าน เช่น

• รายงานยอดขายจากระบบ POS
• รายงานยอดขายจาก Delivery Platform
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบกำกับภาษี หากมี
• รายการเดินบัญชีที่เกี่ยวข้องกับรายรับ

หากร้านมีหลายช่องทางขาย ควรเก็บข้อมูลของแต่ละช่องทางให้ครบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดขายรวมได้

เอกสารซื้อวัตถุดิบ

เมื่อซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ควรเก็บเอกสารที่ได้รับมา เช่น

• ใบเสร็จจาก Supplier
• ใบกำกับภาษี
• ใบส่งสินค้า
• ใบรับสินค้า
• หลักฐานการชำระเงิน

เอกสารเหล่านี้ช่วยยืนยันว่าร้านมีการซื้อวัตถุดิบและจ่ายเงินจริง รวมถึงเป็นข้อมูลประกอบการบันทึกบัญชี

เอกสารค่าใช้จ่าย

นอกจากค่าวัตถุดิบ ยังมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินร้านอีกที่ควรเก็บเอกสารไว้ เช่น

• ค่าเช่าร้าน
• ค่าน้ำ ค่าไฟ
• ค่าอินเทอร์เน็ต
• ค่าโฆษณา
• ค่าขนส่ง
• ค่าอุปกรณ์
• ค่า Software / POS

เมื่อได้รับใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารประกอบการจ่ายเงิน ควรเก็บไว้ให้ครบ และตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารก่อนส่งให้สำนักงานบัญชี

เอกสารเกี่ยวกับพนักงาน

หากร้านมีพนักงาน ควรจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างและเงินเดือน เช่น

• รายละเอียดเงินเดือน
• OT
• ค่าคอมมิชชั่น
• โบนัส
• ประกันสังคม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การบันทึกค่าใช้จ่ายด้านพนักงานและการจัดการภาษีเป็นระบบมากขึ้น

เอกสารสำคัญอื่น ๆ

เอกสารบางอย่างอาจไม่ได้เกิดขึ้นทุกเดือน แต่ถ้ามีรายการเกิดขึ้นควรแจ้งสำนักงานบัญชี เช่น

• สัญญาเช่า
• สัญญากู้ยืม
• สัญญาจ้าง
• เอกสารเกี่ยวกับการซื้ออุปกรณ์หรือทรัพย์สิน
• เอกสารธุรกรรมสำคัญอื่น ๆ ของร้าน

เพราะธุรกรรมเหล่านี้อาจมีผลต่อการบันทึกบัญชีหรือการจัดทำงบการเงินในภายหลัง

ร้านอาหารควรเก็บเอกสารบัญชีอย่างไร?

แยกเอกสารตามประเภท

ลองแบ่งเอกสารออกเป็น 6 หมวดหลัก

1. รายได้
2. ซื้อวัตถุดิบ
3. ค่าใช้จ่าย
4. เงินเดือน
5. ธนาคาร
6. เอกสารภาษี

จากนั้นจัดเก็บเอกสารของแต่ละหมวดแยกกัน จะช่วยให้ค้นหาได้ง่ายกว่าการเก็บบิลทั้งหมดรวมไว้ในกล่องเดียว

เก็บเอกสารตามเดือน

นอกจากแยกตามประเภทแล้ว ควรจัดเรียงตามเดือนด้วย  เมื่อถึงเวลายื่นภาษี ปิดบัญชี หรือสำนักงานบัญชีขอเอกสารย้อนหลัง จะสามารถค้นหาได้เร็วขึ้น และลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหาย

เอกสารออนไลน์ก็ต้องเก็บ

ปัจจุบันร้านอาหารไม่ได้มีเอกสารเป็นกระดาษอย่างเดียว เอกสารจำนวนมากอยู่ในรูปแบบออนไลน์ เช่น

• ใบเสร็จจากแพลตฟอร์ม
• ค่าโฆษณา Facebook / Google และในแพลตฟอร์ม
• ค่า Software
• Statement Online
• รายงานยอดขายจากระบบต่าง ๆ

จึงควรดาวน์โหลดหรือจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ไว้เป็นหมวดหมู่ ไม่ควรปล่อยให้เอกสารอยู่แค่ในอีเมลหรือระบบของผู้ให้บริการ เพราะเมื่อถึงเวลาต้องใช้ย้อนหลังอาจค้นหาได้ยาก

แล้วควรทำบัญชีร้านอาหารเอง หรือจ้างสำนักงานบัญชีดี?

ในการเลือกว่าจะทำบัญชีเอง หรือจ้างสำนักงานบัญชีสำหรับร้านอาหาร จำเป็นต้องดูทั้งขนาดร้าน จำนวนรายการ และความพร้อมของเจ้าของร้านในการจัดการร่วมด้วย

ทำบัญชีเองเหมาะกับใคร?

การจัดการบัญชีเบื้องต้นด้วยตัวเองอาจเหมาะกับร้านที่

• เป็นร้านขนาดเล็ก
• มีรายการซื้อขายไม่มาก
• เจ้าของมีเวลาในการจัดการเอกสาร
• มีความรู้พื้นฐานด้านบัญชีและภาษี
• มีระบบเก็บข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ชัดเจน

อย่างไรก็ตาม ต่อให้เจ้าของร้านไม่ได้จ้างสำนักงานบัญชี ก็ควรเก็บข้อมูลรายรับ รายจ่าย และเอกสารต่าง ๆ อย่างเป็นระบบตั้งแต่เริ่มต้น

จ้างสำนักงานบัญชีเหมาะกับใคร?

เมื่อร้านเริ่มมีรายการจำนวนมาก การให้สำนักงานบัญชีเข้ามาช่วยดูแลอาจทำให้เจ้าของร้านบริหารงานได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะร้านที่

• มีรายการซื้อขายจำนวนมาก
• มีพนักงาน
• มีหลายช่องทางขาย
• มี VAT
• ต้องการวางแผนภาษี
• เจ้าของต้องการโฟกัสกับการบริหารร้าน

เจ้าของร้านไม่จำเป็นต้องทำบัญชีทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่ควรเข้าใจว่า ธุรกิจของตัวเองมีข้อมูลอะไร ต้องเก็บเอกสารอะไร และต้องส่งอะไรให้นักบัญชี เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

ให้ AM Group ช่วยดูแลบัญชีและภาษีอย่างครบวงจร

สำหรับเจ้าของร้านอาหารที่ไม่อยากเสียเวลาไล่จัดการเรื่องบัญชีและเอกสารด้วยตัวเอง AM Group สามารถช่วยดูแลระบบบัญชีและภาษีให้เหมาะกับรูปแบบการดำเนินงานของธุรกิจได้

บริการที่เกี่ยวข้อง

• บริการทำบัญชีรายเดือน
• จัดทำและยื่นภาษี
• ตรวจสอบเอกสารบัญชี
• ช่วยวางระบบจัดเก็บเอกสาร
• ดูแลเงินเดือนและภาษีที่เกี่ยวข้อง
• ปิดงบการเงินประจำปี
• ให้คำปรึกษาด้านบัญชีและภาษี

เจ้าของร้านอาหารที่ไม่แน่ใจว่าต้องเตรียมเอกสารอะไร หรือต้องจัดการบัญชีอย่างไร สามารถ
ปรึกษา AM Group เพื่อวางระบบบัญชีให้เหมาะกับรูปแบบการดำเนินงานของร้านได้ ปรึกษาได้ที่ LINE OA @amgroup หรือ โทร 083-429-6854 

สรุป ร้านอาหาร ทำบัญชี อะไรบ้าง?

ร้านอาหารควรติดตาม รายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุน วัตถุดิบ เงินสด/ธนาคาร และเอกสารประกอบธุรกรรม ให้ครบถ้วน พร้อมจัดเก็บเอกสารเป็นระบบและส่งให้สำนักงานบัญชีตามรอบ การทำบัญชีที่ดีไม่เพียงช่วยให้จัดการเรื่องภาษีได้เป็นระบบขึ้น แต่ยังทำให้เจ้าของรู้ว่าร้านกำลังมีกำไรหรือขาดทุน และช่วยวางแผนการดำเนินธุรกิจในอนาคตได้อีกด้วย

FAQ

ร้านอาหารต้องทำบัญชีทุกเดือนหรือไม่?

ควรมีการรวบรวมและบันทึกข้อมูลรายรับ รายจ่าย และเอกสารทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ข้อมูลทางบัญชีเป็นปัจจุบันและนำไปใช้จัดทำภาษีหรือรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้อง 

ร้านอาหารเปิดใหม่ควรเริ่มทำบัญชีตั้งแต่เมื่อไหร่?

ควรเริ่มตั้งแต่วันแรกที่เริ่มมีรายรับหรือรายจ่ายของธุรกิจ ไม่ควรรอให้ร้านมีรายได้จำนวนมากก่อน เพราะการเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้นจะช่วยให้รู้ต้นทุนจริงและลดปัญหาการตามหาเอกสารย้อนหลัง

ร้านอาหารต้องเก็บเอกสารอะไรไว้บ้าง?

หลัก ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเงินเข้าและเงินออก เช่น รายงานยอดขาย ใบเสร็จ เอกสารซื้อวัตถุดิบ เอกสารค่าใช้จ่าย Statement และเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน รวมถึงสัญญาหรือธุรกรรมสำคัญของร้าน

ซื้อวัตถุดิบจากตลาดสด ไม่มีใบกำกับภาษี ต้องทำอย่างไร?

ควรเก็บหลักฐานการซื้อหรือเอกสารที่มีอยู่ให้มากที่สุด และแจ้งสำนักงานบัญชีถึงลักษณะการซื้อจริง เพื่อให้นักบัญชีพิจารณาวิธีบันทึกบัญชีและภาษีที่เหมาะสมตามกรณี ไม่ควรสร้างเอกสารหรือหลักฐานขึ้นมาเองย้อนหลัง

ยอดขายจาก Grab / LINE MAN / Food Delivery ต้องบันทึกบัญชีอย่างไร?

ควรมีข้อมูลยอดขายและรายการที่แพลตฟอร์มหักออกจากยอดขายอย่างชัดเจน โดยแนวทางหนึ่งคือบันทึกยอดขายเต็มจำนวนก่อนหักค่าธรรมเนียม และบันทึกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก เพื่อให้เห็นทั้งรายได้และต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง

ร้านอาหารต้องจด VAT เมื่อไหร่?

เกณฑ์ VAT ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเป็นร้านอาหารโดยเฉพาะ แต่ขึ้นอยู่กับรายได้และเงื่อนไขตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (โดยปกติคือรายได้ก่อนหักค่าใช้จ่าย เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ) ดังนั้นร้านที่กำลังเข้าใกล้เกณฑ์หรือมีข้อสงสัยเรื่อง VAT ควรตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับกรมสรรพากรหรือปรึกษานักบัญชีก่อนดำเนินการ

เจ้าของร้านสามารถทำบัญชีเองได้หรือไม่?

ร้านขนาดเล็กสามารถจัดการข้อมูลรายรับรายจ่ายและเอกสารเบื้องต้นด้วยตัวเองได้ แต่ควรประเมินความรู้และความซับซ้อนของธุรกิจด้วย หากร้านมีหลายช่องทางขาย มีพนักงาน มี VAT หรือมีรายการจำนวนมาก การให้สำนักงานบัญชีช่วยดูแลอาจเหมาะสมกว่า

ร้านอาหารควรแยกบัญชีธนาคารส่วนตัวกับบัญชีร้านหรือไม่?

ควรแยก เพื่อให้เห็นเงินเข้าและเงินออกของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น และช่วยให้ตรวจสอบยอดขาย ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสดของร้านได้ง่ายกว่า การปะปนเงินส่วนตัวกับเงินร้านจะทำให้การตรวจสอบและสรุปผลประกอบการยุ่งยากขึ้น