เอกสารบัญชี มีอะไรบ้าง โดยเจ้าของธุรกิจหลายคนเข้าใจว่าการจ้างสำนักงานบัญชีจะช่วยจัดการเรื่องบัญชีและภาษีให้ทั้งหมด แต่ในความเป็นจริง ความถูกต้องของบัญชีและภาษีขึ้นอยู่กับ เอกสารบัญชี ที่เจ้าของธุรกิจส่งให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนด้วยเช่นกัน
หากเอกสารไม่ครบ ส่งล่าช้า หรือส่งผิดประเภท อาจส่งผลให้การบันทึกบัญชีคลาดเคลื่อน ยื่นภาษีไม่ถูกต้อง หรือในบางกรณีอาจนำไปสู่ค่าปรับและปัญหาทางภาษีในอนาคตได้
เอกสารบัญชีที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง?
โดยทั่วไป เอกสารที่ธุรกิจ SMEs ควรจัดเตรียมและส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน สามารถแบ่งออกเป็น 7 กลุ่มหลัก คือ
1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)
Bank Statement ถือเป็นเอกสารสำคัญอันดับต้น ๆ ที่สำนักงานบัญชีใช้ตรวจสอบการรับและจ่ายเงินของธุรกิจ เพราะช่วยให้เห็นภาพการเคลื่อนไหวทางการเงินทั้งหมดในแต่ละเดือน
เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- Statement ของทุกบัญชีธนาคารที่ใช้ในธุรกิจ
- รายการเดินบัญชีย้อนหลังประจำเดือน
- สลิปโอนเงิน (ถ้ามี)
- Pay-in Slip หรือหลักฐานการฝากเงิน
หากธุรกิจมีหลายบัญชี ควรส่ง Statement ให้ครบทุกบัญชี ไม่ว่าจะเป็นบัญชีรับเงินจากลูกค้า บัญชีจ่ายค่าใช้จ่าย หรือบัญชีที่ใช้สำหรับการดำเนินงานอื่น ๆ เพื่อให้สำนักงานบัญชีสามารถกระทบยอดบัญชีได้อย่างครบถ้วน
2. เอกสารขาย
เอกสารขายเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้บันทึกรายได้ของธุรกิจ รวมถึงใช้ประกอบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีเงินได้นิติบุคคล เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- ใบเสนอราคา (Quotation)
- ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
- ใบส่งสินค้า
- ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากลูกค้า
เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีสามารถบันทึกรายได้ได้อย่างถูกต้องตามงวดบัญชี รวมถึงตรวจสอบยอดขาย ยอดรับชำระ และภาษีที่เกี่ยวข้องได้ครบถ้วน
บริการทำบัญชี ปิดงบ จดบริษัท ปรึกษา AM GROUP
3. เอกสารซื้อ
สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจค้าส่ง ค้าปลีก หรือธุรกิจที่มีการผลิตสินค้า เอกสารซื้อสินค้าถือเป็นส่วนสำคัญในการคำนวณต้นทุนสินค้าและกำไรของกิจการ เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- ใบแจ้งหนี้จาก Supplier
- ใบส่งสินค้า
- ใบกำกับภาษีซื้อ
- ใบรับสินค้า
- ใบเสร็จรับเงิน
เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีสามารถบันทึกต้นทุนสินค้า เจ้าหนี้การค้า และภาษีซื้อได้อย่างถูกต้อง หากกิจการมีสินค้าคงคลัง การเก็บเอกสารซื้อสินค้าอย่างครบถ้วนยังช่วยให้การคำนวณสินค้าคงเหลือและต้นทุนขายมีความแม่นยำมากขึ้น ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อกำไรสุทธิของบริษัท
4. เอกสารค่าใช้จ่าย
นอกจากต้นทุนสินค้าแล้ว ทุกธุรกิจยังมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ต้องนำมาบันทึกบัญชีและใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี ตัวอย่างเอกสารที่ควรส่ง เช่น
- ค่าเช่าสำนักงาน
- ค่าน้ำ ค่าไฟ
- ค่าโทรศัพท์
- ค่าอินเทอร์เน็ต
- ค่าน้ำมัน
- ค่าขนส่ง
- ค่าจ้างฟรีแลนซ์
- ค่าโฆษณาออนไลน์ (Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads)
- ค่า Software และ Subscription ต่างประเทศ
5. เอกสารเงินเดือนและพนักงาน
สำหรับกิจการที่มีพนักงาน สำนักงานบัญชีจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเงินเดือนในการบันทึกค่าใช้จ่ายและยื่นภาษีที่เกี่ยวข้อง เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- รายงานสรุปเงินเดือนประจำเดือน
- รายการ OT
- รายการค่าคอมมิชชั่น
- รายการโบนัส
- รายการหักประกันสังคม
- รายการหักภาษี ณ ที่จ่ายพนักงาน
- รายงานการโอนเงินเดือน
ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้สำนักงานบัญชีสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนได้ถูกต้อง รวมถึงจัดทำแบบ
ภ.ง.ด.1 และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประกันสังคมได้ครบถ้วน หากมีพนักงานเข้าใหม่ ลาออก หรือมีการปรับเงินเดือน ควรแจ้งสำนักงานบัญชีให้ทราบทันที เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูล
6. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายถือเป็นเอกสารที่เจ้าของธุรกิจส่งตกหล่นบ่อยที่สุด และเป็นสาเหตุที่ทำให้กิจการเสียสิทธิประโยชน์ทางภาษีโดยไม่รู้ตัว เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ได้รับจากลูกค้า
- สำเนา ภ.ง.ด.3
- สำเนา ภ.ง.ด.53
บริการทำบัญชี ปิดงบ จดบริษัท ปรึกษา AM GROUP
7. สัญญาและเอกสารสำคัญทางธุรกิจ
นอกจากเอกสารซื้อขายทั่วไปแล้ว หากกิจการมีธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ก็ควรส่งสำเนาให้สำนักงานบัญชีรับทราบด้วย เพราะอาจส่งผลต่อการบันทึกบัญชี ภาษี และงบการเงิน ตัวอย่างเอกสาร ได้แก่
- สัญญาเช่า
- สัญญาเช่าซื้อ
- สัญญาเงินกู้
- สัญญาซื้อขาย
- สัญญาจ้างบริการ
- สัญญาก่อสร้าง
- สัญญาจ้างงาน
สัญญาเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีเข้าใจเงื่อนไขทางธุรกิจได้ชัดเจนมากขึ้น เช่น ระยะเวลาของสัญญา การคิดค่าเสื่อมราคา เป็นต้น
ควรส่งเอกสารบัญชีให้สำนักงานบัญชีเมื่อไหร่?
การส่งเอกสารบัญชีตรงเวลาเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การจัดทำบัญชีและยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น โดยทั่วไปแนะนำให้ดำเนินการดังนี้
- รวบรวมเอกสารทุกสิ้นเดือน
- จัดเรียงเอกสารตามประเภทและวันที่
- ส่งให้สำนักงานบัญชีภายใน 3-7 วันหลังสิ้นเดือน
การส่งเอกสารเร็วจะช่วยให้สำนักงานบัญชีมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และสามารถแจ้งกลับได้ทันทีหากพบเอกสารตกหล่น
ข้อดีของการส่งเอกสารตรงเวลา
- ยื่นภาษีทันกำหนด
- ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
- ลดโอกาสเกิดเอกสารสูญหาย
- รู้ผลประกอบการได้เร็วขึ้น
- วางแผนภาษีและธุรกิจได้แม่นยำขึ้น
ถ้าส่งเอกสารไม่ครบ จะเกิดอะไรขึ้น?
เจ้าของธุรกิจจำนวนไม่น้อยมองว่าเอกสารบางใบอาจไม่สำคัญ แต่ในมุมของการทำบัญชี เอกสารทุกใบมีผลต่อความถูกต้องของตัวเลขทางการเงิน หากส่งเอกสารไม่ครบ อาจเกิดผลกระทบดังนี้
- บัญชีไม่ถูกต้อง
- งบการเงินคลาดเคลื่อน
- ไม่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้ครบ
- เสี่ยงเสียภาษีมากเกินจริง
- ยื่นภาษีล่าช้า
- ถูกสรรพากรเรียกตรวจสอบย้อนหลัง
- เสียค่าปรับและเงินเพิ่ม
ยกตัวอย่างเช่น หากธุรกิจมีค่าใช้จ่ายค่าโฆษณาออนไลน์จำนวนมาก แต่ไม่ได้ส่งใบเสร็จหรือหลักฐานการชำระเงินให้สำนักงานบัญชี ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นอาจไม่สามารถนำมาหักภาษีได้ ส่งผลให้กำไรทางภาษีสูงขึ้นและต้องเสียภาษีมากกว่าที่ควร
ให้การจัดการเอกสารบัญชีเป็นเรื่องง่ายกับ AM Group
การจัดการเอกสารบัญชีอาจเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับเจ้าของธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจที่กำลังเติบโตและมีเอกสารจำนวนมากในแต่ละเดือน AM Group พร้อมช่วยให้การทำบัญชีเป็นเรื่องง่ายขึ้น ด้วย บริการด้านบัญชีครบวงจร
- ให้คำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องจัดเก็บ
- ช่วยวางระบบเอกสารบัญชีภายในองค์กร
- บริการทำบัญชีและภาษีครบวงจร
- ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนยื่นภาษี
- ดูแลตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจจนถึงการปิดงบการเงินประจำปี
เพื่อให้เจ้าของธุรกิจสามารถโฟกัสกับการดำเนินธุรกิจได้อย่างเต็มที่ หากไม่แน่ใจว่าต้องส่งเอกสารอะไรบ้าง AM Group พร้อม ให้คำปรึกษา และช่วยวางระบบเอกสารบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ปรึกษาได้ที่ LINE OA @amgroup หรือ โทร 083-429-6854
สรุป เอกสารบัญชีที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน
เอกสารบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของการทำบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นเอกสารขาย เอกสารซื้อ หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย เอกสารเงินเดือน รายการเดินบัญชี หรือสัญญาต่าง ๆ ล้วนมีผลต่อความถูกต้องของงบการเงิน
การส่งเอกสารครบถ้วนและตรงเวลา ไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยงด้านภาษี แต่ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพการเงินที่แท้จริง สามารถติดตามผลประกอบการ วางแผนภาษี และตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
บริการทำบัญชี ปิดงบ จดบริษัท ปรึกษา AM GROUP
FAQ
ต้องส่งเอกสารบัญชีให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนหรือไม่?
ควรส่งทุกเดือน เพราะจะช่วยให้สำนักงานบัญชีบันทึกข้อมูลได้ถูกต้อง ยื่นภาษีได้ทันเวลา และสามารถแจ้งข้อผิดพลาดหรือเอกสารที่ขาดหายได้ทันที
ส่งเอกสารบัญชีเป็นไฟล์ PDF หรือรูปถ่ายได้ไหม?
ได้ในหลายกรณี โดยเฉพาะเอกสารที่ส่งผ่านระบบออนไลน์ แต่ควรตรวจสอบกับสำนักงานบัญชีว่ารับรูปแบบใดบ้าง และยังควรเก็บต้นฉบับไว้ตามกฎหมายกำหนด
เอกสารต้นฉบับต้องเก็บไว้นานแค่ไหน?
โดยทั่วไปเอกสารทางบัญชีและภาษีควรเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อใช้เป็นหลักฐานหากมีการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ
เอกสารหาย สามารถใช้สำเนาแทนได้หรือไม่?
สามารถใช้สำเนาหรือขอเอกสารใหม่จากคู่ค้าได้ในบางกรณี แต่เอกสารต้นฉบับยังคงมีความสำคัญที่สุด โดยเฉพาะเอกสารภาษีและใบกำกับภาษี
ค่าโฆษณา Facebook และ Google ต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชี?
ควรส่งใบเสร็จรับเงิน รายงานการใช้จ่ายโฆษณา หลักฐานการชำระเงิน และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการนำส่ง ภ.พ.36 (ถ้ามี) เพื่อให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายและภาษีได้ถูกต้อง